法規判斷
PIF 誰要建？品牌、代工廠、進口商、經銷商的責任一次釐清
委託代工的產品，PIF 由品牌建立，代工廠不用建。食藥署的 PIF 問答寫明，建置義務主要在化粧品製造或輸入業者，受託製造業者（代工廠）、販賣業者、服務提供業者和消費者都不是規範對象¹。產品用誰的名義賣，誰就要對它的品質安全負責¹。
實際卡關的地方在資料。建 PIF 要用到的配方含量、製造流程、GMP 證明，大多在代工廠手上，品牌和工廠事前沒談好，常常到上市前才發現缺件。下面依角色說明誰要建、誰要配合，以及委託合約可以先寫清楚哪些事。
法律把義務放在製造和輸入業者
《化粧品衛生安全管理法》所稱的化粧品業者，是以製造、輸入或販賣化粧品為營業的業者²。第 4 條第 1 項只點名其中兩種：經公告種類及一定規模的製造或輸入業者，要在產品供應、販賣、贈送、公開陳列或提供消費者試用之前，完成產品登錄並建立產品資訊檔案，資料變更時也一樣²。販賣業者不在這一條裡。
「一定規模」寫在《化粧品產品資訊檔案管理辦法》第 2 條：依公司法或商業登記法應登記的公司、商號，應辦理登記的化粧品工廠，以及其他製造或輸入化粧品的團體法人，只有免辦工廠登記的手工香皂業者除外³。有公司或商號登記，就算只有兩、三個品項，也在範圍內。
代工廠、經銷商、美容院不用建
食藥署問答列出四種不需要建 PIF 的角色：受託製造業者（代工廠）、販賣業者、服務提供業者和消費者¹。媒體整理的新制問答也是同樣的分法⁴。套到常見的業態：
代工廠接單生產、產品掛品牌的名字賣，不用建，但要配合品牌提供資料。
國內經銷商、通路、實體或網路零售，貨是向國內上游進的，不用建。
美容院、沙龍拿產品幫客人做服務，屬於服務提供，不用建。
判斷角色時，看的是實際做的事。經銷商如果貨是自己從國外進口的，就是輸入業者，PIF 要自己建²。代工廠如果另外推出自有品牌，以自己名義販售的那些產品，也要由它自己建¹。
進口產品還有一點容易漏掉。在國內加貼中文標籤的，食藥署問答說製造場所資訊要包含國內加貼中文標示的作業場所¹。
品牌委託代工時，責任在品牌
法條沒有直接寫「委託製造時由誰建」。食藥署問答的說法是，化粧品製造或輸入業者是產品責任主體，應對「其名義販售」的化粧品負品質安全之責，同一個答覆又把代工廠列為非規範對象¹。依這個說法，產品掛品牌名義賣，建 PIF 的就是品牌。
存放地點也對得上。管理辦法第 8 條規定，PIF 放在產品標示上的製造或輸入業者地址³，稽查人員會到這個地址調閱。
代工廠擔心配方外流，問答也有處理。涉及配方或技術資料等商業機密的部分，可以用電子方式存放在化粧品製造廠的資訊系統或雲端空間，但製造或輸入業者要確保主管機關查核時，能提供或調閱這些資料¹。資料可以留在工廠，查核時拿不出來的責任還是在品牌。
代工廠應配合提供的資料
PIF 共 16 項³，其中不少項目的原始資料在代工廠。下表是委託代工時常見的分工，實際要看合約和產品而定。
PIF 項目 | 代工廠通常可提供的資料 |
第 3 項 全成分名稱及其含量 | 完整配方表與各成分含量 |
第 5 項 符合化粧品優良製造準則之證明或聲明 | 工廠的 GMP 符合證明或聲明 |
第 6 項 製造方法、流程 | 製程說明、製造流程圖 |
第 9 項 產品及各別成分之物理及化學特性 | 成品規格，原料規格書與安全資料表（多半來自原料商） |
第 11 項 產品安定性試驗報告 | 工廠自做或委外的既有報告 |
第 12 項 微生物檢測報告 | 成品微生物檢測報告 |
第 13 項 防腐效能試驗報告 | 工廠自做或委外的既有報告 |
第 15 項 與產品接觸之包裝材質資料 | 包材由工廠採購時，包材材質資料 |
第 1、2、4、7、8、14 項多半由品牌自己整理。第 11 到 13 項，可由安全資料簽署人員（SA）在第 16 項敘明理由免附³，要不要附由 SA 判斷。各項的內容可以參考〈PIF 16 項文件，一次看懂〉。
GMP 證明要特別早問。法第 8 條要求製造場所符合化粧品優良製造準則²，2026 年 7 月 1 日起，除免辦工廠登記的固態手工香皂外，其餘一般化粧品的製造場所都要適用⁵。產品登錄時也要填製造場所名稱、地址，以及是否符合 GMP⁶。代工廠拿不出證明或聲明，品牌的登錄和 PIF 都會卡住。
委託合約可以先寫清楚的條款
法規沒有規定委託合約要寫什麼。下面是我們建議在下單前就談好的幾件事：
對照 16 項列出資料交付清單，寫明哪些由工廠交、用什麼格式。PIF 以中文或英文撰寫，其他語文要附譯本³。
交件日排在上市前。產品登錄和 PIF 都要在供應、販賣前完成²，還要留補件和送驗的時間。
配方留在工廠系統的，寫明品牌怎麼調閱、幾天內要提供。主管機關檢查原則上 7 日前通知，緊急情況不在此限³，約定的時限應該更短。
換原料供應商、改配方、改製程、換廠區，工廠要事前通知。PIF 內容變更要更新³，涉及成分變更的，產品登錄還要重新辦理⁶。
PIF 自產品最後上市的次日起至少保存 5 年³。合約結束後，工廠在這段期間仍要能提供資料。
試驗報告的付費方和使用範圍，包括能不能給其他品牌用。食藥署問答說，業者間共用 PIF 部分資料屬商業契約範疇，但要確保真實、完整、可追溯，且與實際產品相符¹。
進口商向國外原廠要資料也是同樣的道理。原廠提供的資料，符合我國法規的部分可以直接援用¹，要哪些文件可以參考〈向原廠要資料，這份清單就夠〉。
各角色對照表
角色 | 是否需建 PIF | 依據 |
委託代工的品牌（以自己名義販售） | 要 | |
自有工廠的製造業者 | 要 | 法第 4 條第 1 項² |
進口商（輸入業者） | 要 | 法第 4 條第 1 項² |
自己從國外進貨的網拍、團購賣家 | 要，屬於輸入業者 | 法第 3 條、第 4 條第 1 項² |
代工廠（受託製造業者） | 不用，但要配合提供資料 | |
國內經銷商、零售通路（販賣業者） | 不用 | |
美容院、沙龍（服務提供業者） | 不用 | |
消費者 | 不用 | 食藥署問答¹ |
免辦工廠登記的手工香皂業者 | 不在一定規模範圍內 | 管理辦法第 2 條³ |
同一家公司可能同時有好幾種身分，要逐項產品看。例如經銷商大部分貨向國內進口商拿，少數品項自己從國外進，這些品項就要自己建。
常見問題
Q1：代工廠不願意給完整配方，品牌還能建 PIF 嗎？
可以。食藥署問答允許商業機密資料以電子方式放在製造廠的系統或雲端，前提是主管機關查核時拿得出來¹。建議把調閱方式寫進合約，並先問 SA 做安全評估需要看到哪些資料。
Q2：品牌換代工廠，PIF 要整份重做嗎？
不用整份重做，但跟製造有關的項目要更新，例如 GMP 證明或聲明、製造方法與流程³。產品登錄的製造場所也要辦變更；如果新工廠連配方成分都改了，登錄要重新辦理⁶。
Q3：我是國內經銷商，怎麼確認上游已經建好 PIF？
PIF 不用送審，經銷商看不到內容。可以先到化粧品產品登錄平台查產品是否已登錄⁴，再請進口商或品牌提供登錄號碼和 PIF 已建立的聲明，留存備查。
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本文為一般資訊，個案以主管機關解釋為準。法規內容查證至 2026 年 11 月 2 日。
註解
食藥署：化粧品產品資訊檔案常見問題 Q&A，食藥署 PIF 專區檔案，頁尾標示 1150624。一、Q4（製造或輸入業者為產品責任主體，應對其名義販售之化粧品負品質安全之責；受託製造業者（代工廠）、販賣業者、服務提供業者及消費者非建立 PIF 之規範對象）、二（一）Q3（製造場所需包含國內加貼中文標示之作業場所）、二（十七）Q3（商業機密資料得以電子方式存放於製造廠，查核時須能提供或調閱）、三、Q4（國外原廠資料符合我國法規部分得援用）、三、Q6（業者間共用資料屬商業契約範疇）。
《化粧品衛生安全管理法》，全國法規資料庫。第 3 條（化粧品業者定義）、第 4 條第 1 項（製造或輸入業者於供應、販賣等之前完成產品登錄及建立 PIF）、第 8 條（製造場所應符合優良製造準則）。
《化粧品產品資訊檔案管理辦法》，2019 年 5 月 30 日訂定、2022 年 6 月 16 日修正第 4 條。第 2 條（一定規模）、第 3 條（16 項內容、中英文要求、第 11–13 項得免附、變更應更新）、第 7 條（自最後上市之次日起至少保存 5 年）、第 8 條（存放地點、檢查前 7 日通知，緊急或公益除外）。
NOWnews：化妝品新制懶人包！海外代購還能買嗎？ 一文看懂，2026 年 7 月 1 日。新聞整理的新制問答：製造業者及輸入業者須建立，一般販賣業者、受託製造業者、服務使用業者及消費者不需要；可至登錄平台查詢產品。
食藥署新聞稿：化粧品 GMP 三階段實施，2026 年 5 月 27 日。第三階段 2026 年 7 月 1 日起適用其餘一般化粧品製造場所，免辦工廠登記之固態手工香皂除外。
《化粧品產品登錄辦法》，2019 年 5 月 30 日發布、7 月 1 日施行。第 4 條（登錄事項含製造場所名稱、地址及是否符合 GMP）、第 7 條（涉成分變更應重新登錄，其餘辦理變更登錄）。
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